نموذج متابعة إعادة التواصل مع العملاء (Follow-Up Form)

تم إنشاء هذا النموذج لتنظيم عملية متابعة الطلبات التي لم تُحل بعد، بسبب انتظار الموظف لرد من قسم آخر. يتيح للموظف رفع الطلب مؤقتًا لحين استلام الرد، ومن ثم الرجوع له بشكل منظم ومتابعته حتى الإغلاق.

🎯 أهداف النموذج:

• تنظيم المتابعة: تمكين الموظف من تسجيل الطلبات التي لم تُحل بعد بسبب انتظار رد من قسم آخر.

• ضمان عدم النسيان: يساعد النموذج على تذكير الموظف بالطلبات التي ما زالت قيد الانتظار لتفادي نسيانها أو ضياعها.

• الرجوع للطلب بشكل مرتب: بعد استلام الرد من القسم الآخر، يتمكن الموظف من فتح الطلب مرة أخرى ومعالجته بشكل سليم.

🔗 روابط مهمة:

• رابط النموذج لتسجيل الطلبات:
  Google Form - إعادة التواصل

• رابط جدول المتابعة:
  متابعة الطلبات المسجلة

✅ طريقة الاستخدام:

1. إذا كان لديك طلب لم يُحل بسبب انتظار رد من قسم آخر، قم بتسجيله في النموذج.

2. ارجع لجدول المتابعة بشكل دوري لتفقد الطلبات المفتوحة.

3. بعد استلام الرد، افتح الطلب وأكمل الإجراءات اللازمة، ثم حدّث الحالة في جدول المتابعة إلى "تم الحل".

📌 ملاحظات هامة:

• النموذج أداة تنظيمية لمساعدة الموظف، وليس لمطالبة الأقسام بالرد.

• الموظف هو المسؤول عن المتابعة والرجوع للطلب عند وصول الرد.

• يجب مراجعة جدول المتابعة من قبل الموظف بشكل مستمر لضمان عدم تراكم الطلبات ومعالجتها بشكل سريع.

• على السينيور متابعة الشيت كل ساعه للتأكد من اغلاق و حل وعدم اهمال الشكاوى.
• على مشرف خدمة العملاء متابعة الشيت والتأكد من حل الشكاوى مع الأقسام الداخلية في حال تأخر إغلاقها. 

❗️تنبيه هام:

يُلزم على جميع الموظفين في قسم خدمة العملاء برفع أي طلب لم يتم إنهاء إجراءه بسبب انتظار رد من أحد الأقسام التالية:

• Partner care

• WhatsApp Group

• Driver care

• Distribution & Follow up

• Reservations

وذلك عبر النموذج المخصص، مع متابعة الطلب بشكل مستمر وتحديثه فور استلام الرد، وكتابة الإفادة في الطلب حسب رد القسم المعني.

هذا الإجراء يساعد على تنظيم العمل وضمان عدم نسيان أي طلب معلق.