مشاكل طلبات الديكلاين الاكثر شيوعا

مرفق مخطط توضيحي يوضح نبذة مختصرة عن المشاكل الاكثر شيوعا

• يمكن العمل على طلبات الرفض (ديكلاين) من خلال أربع طرق حسب التاسك مع الموظف و بيتابع من خلال اي طريقة:

• Admin 

• Metabase 

• Store Care 

• Potential Decline 

---

Admin     

اللينك : https://portal.thechefz.co      

يتمظر الدخول على اللينك المرصفق أعلاه، ثم الضغط على "Order Management" ومن ثم "Orders" كما هو موضح في الشكل التالي:

ثم الضغط علي Advanced Research 

ستظهر هذه النافذة 

يتم تحديد حالة الطلب المراد البحث عنه كما بالشكل التالي :

من

ثم تحديد تخلاريحل البحثدخول كماعلي Order Management بالشكليسار ثم الختبالير Order :Status  

 ثم تحديد المدن , ثم الضغط علين Search

 

بعد ذلك تظهر صفحة و يمكن تحديدبها اكثلطلبات المرفوضة من قبل المتاجر في مدينة الرياض

 

يتم  عمل Duplicate لنفس الصفحة ثم حذف ال Order Status والمدن لمتابعة الصورة الكاملة للمتجر من حيث رفض و قبول الطلبات له , و عمل فلترة لاخر 30 يوم و كتابة اسم المتجر و التأكد من عدم وجود فواصل حتي يظهر بمربع البحث كما بالشكل التالي :

 

ثم متابعة الطلبات المرفوضة و ذلك من خلال الضغط علي Search حتي تظهر جقميع الطلب و التحقق من سبب الرفض يظهر كالتالي 

• ✅ طريقة التواصل مع المتجر:
  
  
• رقم الفرع:
• يتم التواصل مباشرة مع الفرع المسؤول عن الطلب (المسجل في النظام).
• رقم الأوبريشن (Operations):
• يُستخدم كخيار بديل أو إضافي في حال عدم الرد من الفرع،
• 
  زووم (Zoom):
  
• هو وسيلة التواصل الرسمية لدموظفي Partner Care لفريق الاونلاين ، ويتم من خلالها التحقق مع المتجر حسمباشرة
  و حالةيمكن الرجوع للمشاكل و طرق حلها من هنا .
  
  
• رقم الإدارة / واتساب / الجروبات:
  
  
• غير مسموح باستخدامها من قبل Partner Care لفريق الاونلاين.
• إذا تطلب التواصل عبر هذه الوسائل، يتم رفع المشكلة في شيت المتابعة لتحويلها إلى فريق موظفي السعودية للتعامل معها.

---

• 🧑‍💼 ملاحظات مهمة:
• يتم تسجيل كل إفادة من المتجر في شيت البلاغات بشكل واضحث
  
  في حال كان التاسك من البداية معن موظف السعودية
  يسمح له له التواصل مباشرة بأي وسيلة متاحة تشمل 

رقم الفرع.

رقم الأوبريشن.

رقم الإدارة.

الواتساب.

أو الجروب الخاص بالتواصل مع المتاجر

---

Metabase

اللينك : https://metabase.thechefz.co/ 

 

•  تظهر المتاجر المسببة لرفض عالي للطلبات من الاعلي للاسفل كما موضح بالشكل التالي : 
  
  

يُستخدم هذا التقرير لمتابعة المتاجر التي تسجّل معدلات عالية في رفض الطلبات. يقوم الموظف بالبحث عن المتجر عبر البورتال، ومن ثم التواصل مع المتجر عبر الاتصال من خلال زووم ،(رقم الفرع أو الاوبريشن فقط لفهريق الأونلاين؛ وعند الحاجة للتواصل مع الإدارة أو عبر واتسباب يتم تصعيد الحالة إلى فريق السعودية من خلال هذا الشيت )  ,

🛠️ خطوات العمل:

خطوات التعامل مع الطلبات من خلال Metabase هي نفس خطوات العمل على البورتال بالضبط،
الفرق الوحيد هنا إننا بنركز على المتاجر اللي عندها نسبة رفض ومعالجية، للمتهابعة بالشكلمع المنتاسب، بهدف تحسين الأداء العامجر وتقليل التكرار .

 و يمكنسب الرفضجوع للمستشاكل و طرقب حلهاً من هنا 

---

Store Review

• تظهر بيانات خاصة بالمتاجر التي يوجد بها طلبات مرفوضة ( Declined ) علي نطاق زمني اوسع .

ثم تظهر قائمة بالمتاجر التي بوجد بها طلبات مرفوضة كما بالشكل التالي 

🧾 خطوات استخدام هذهصفحة Store Review:

• الصفحة (يتم Store Review )استخدامها لمراجعة أداء المتاجر بشكل أكثر تمفصيلاً وعلى نطاقفترة زمنية أطول.
• يتم متابعة عدد اوسع  . يقوملطلبات المرفوظفضة وأسبالبها، ونبحث عن المتجر في البورتال بناءً على البيانات الظاهرة.
• يتمعروضة، مثل عدد الطلبات المرفوضة وأسباب الرفض، ثم يتواصل مع المتجر لفهم المشكلة عن طريق زووم باستخدام رقم الفرع أو الأوبريشن فقط (لفريق الأونلاين).
• لو احتاج التواصل مع الإدارة أو واتساب، يتم تصعيد الحالة لفريق السعودية عن طريق شيت المتابعة .
  
  
• بعد التواصل، يمكن لالموظف إضافةيكتب تعليق توضيحي (Comment) يوثق فيهضح سبب المشكلة الذ
•  و يمكن تعم التوصل إليه، أو ("Rush Hour)Hour" مباشرة، بهدف تحسين جودة الخدمةتي وتقلعنيل نسب" المتجر موقفض."
  

  ---

  Potential Decline 

  

  • ميزة في نظام الستقبورتال لمتابعة أول طلب للمستخدمين الجدد ، حيث ستظهر هذه الطلبات ت" 
    
    ملاحت ايقونه "Store Care"ظة: في إحدىالة الحتاسك من البداية مع موظف السعودية، يقدر يتواصل مباشرة بأين وسيلة متاحة

  ---

  Potential Decline & Decline

  

  • ✅ 1- Potential Decline (محتمل الرفض ) .
    
    

  2- Declined (مرفوض) ويتم استخدام إضافة توضيحية في النوت كالتالي :
  
  

  ( Same ) تعني ان العميل يرجع يطلب من نفس المتجر

  ( No Same ) تعني ان العميل لا يطلب من نفس المتجر

  • يهدف هذا التحديث إلى ضمان تجربة سلسة للعملاء الجدد من خلال :

  • متابعة الطلب اتلأول للعميل الجديد تعتبر من مهام قسم Partner Care، ويكون التواصل مع المتجر فقط عبر زووم باستخدام رقم الفرع أو رقم الأوبريشن في حالة الـ(Newتاسك )مع للعملاءوظف من فريق الجاونلاين
    
    

  • في حال كان التواصل يتطلب استخدام رقم الإدارة أو واتساب، يتم رفع الًمشكلة في شيت المتابعة للتواصل من قبأل فريق موظفي السعودية.
    
    

  • - تقلفيل حالة التاسك من البداية مع موظفي السعودية، يقدر يتواصل مباشرة مع المتجر عن طريق:

  • رقم الإدارة.
  • أو واتساب.
  • أو الجروب الخاص بالتواصل.

  ---

  • بعد التواصل مع المتجر:
  • في حالة  المتجر أكد قبول الطلب، يتم تسجيل الإفادة في شيت البلاغات.
  • في حالة المتجر رفض الطلب و اتفاد للمستخدميإن الجعميل ممكن يعيد الطلب مرة ثانية، يتم رفع تيكت لفريق السعودية عن طريق store complaints للتواصل مع العميل.
    
    

  ---

  • -✅ 2- Declined (مرفوض)

    بمجرد التأكد من قبخول طلباتهم قدر الإمكان للحفاظ عليهم وتشجيعهم على الاسصفحة، يتم فلترة على تار في استخدام اليوم، وتظهر قائمة الطلبات المرفوضة لأول طلب للعميل الجديد فقط.
    
    

  • الصفحة تحتوي على قسمين من المهام:
    
    
  • جزء خاص بـ موظفيل Partner Care.
    
    
  • وجزء ثاني خاص بـ فريق التواصل مع العميل من خلاءل موظفي السعودية فقط  ( Communication Team )

  ---

  • بعد ما موظف Partner Care يتواصل مع المتجر:
  • إذا أفاد المتجر إن فيه إشكالية وتم حلها:
  • يتم كتابة كومنت بصيغة توضيحية:
    

    أفاد المتجر أنه واجه إشكالية وتم حلها same

    او 
    

    أفاد المتجر أنه واجه إشكالية و لم يتم  حلها no same

    ويُستخدم Same للتواصل مع العميل من قبل فريق التواصل وجويبلغه يعيد مشكلة، ومساعدتهم على إعادة الطلب من نفس المتجر.
  • أما إذا أفاد المتجر إن الإشكالية ما زالت مستمرة وما انحلت:
  • يتم كتابة كومنت واضح يوضح المشكلة، مع استخدام No Same 
    
    
  • هنا موظف فريق التوجاصل يتواصل مع العميل، يعتذر منه ، ويبلغه إنه يطلىب من متجر آخر .

  • ---

    يمكن الوصول للطلبات البوتيشنال كما بالشكل التالي :
     
    

  

  •  فيديو توضيحي للطلبات البوتينشال 
  • فيديو توضيحي للطلبات الديكلاين 

  ---