3PL “Third Party logistics”

·      التعريف بالقسم:

هو القسم المسؤول عن التعامل مع الشركات المشغلة التي تقدم خدمات التوصيل من خلال تقديم الموارد البشرية الممثلين بسائقي التوصيل للعمل في تطبيق ذا شفز، ويتولى القسم جميع الإجراءات والجوانب التشغيلية المتعلقة بهذه الشركات، بالإضافة إلى إدارة وعمل و تشغيل كل ما يتطلب لضمان سير العمل بالشكل المطلوب وبما يتوافق مع أهداف ذا شفز.

·      شرح المهام:

١- التعاقد:

البحث والتواصل مع الشركات المشغلة المؤهلة والتي تنطبق عليها الشروط للتعاقد معها ،وإتمام كافة إجراءات التعاقد بما يتناسب مع إشراطات هيئة النقل والتأكد من صحة المستندات المقدمه من الشركات المشغلة.

·      آلــية التـــعاقــد:

- طلب التــعاقد:

تتقدم الشركة المشغلة بطلب التعاقد من خلال رفع مستنداتها اللازمة على رابط التسجيل، والتي تشمل:

- السجل التجاري: وهي وثيقة يحتاجها مالك الشركة لكي يباشر العمل ، يعد التسجيل في السجل التجاري من الشروط الأساسية لتأسيس الشركات ، ويحتوي كل سجل تجاري علي "رقم السجل التجاري" هو الرقم المميز الذي يتم إصداره للمنشآت التجارية المسجلة رسمياً، يُمثل هذا الرقم هوية الشركة أو المنشأة التجارية ويستخدم في جميع العمليات والمعاملات الرسمية.
- تراخيص هيئة النقل: وهي التصاريح الرسمية التي تمنحها الهيئة العامة للنقل للشركات التي تعمل في مجال النقل وأنواعها: النقل الخفيف للبضائع أو الدراجات الآلية لنقل البضائع، وكل نوع ترخيص من الممكن أن يكن رئيسي"نهائي" أو مقيد.

- هوية مالك المؤسسة أو مدير الشركة.

- شهادة الإيبان البنكية مختومة: شهادة الإيبان البنكية المختومة هي وثيقة رسمية تصدرها البنوك للعملاء تحتوي على رقم الحساب البنكي الدولي (IBAN) الخاص بالعميل.

 يتم ختم الشهادة من قبل البنك لتوثيق صحة الرقم، وهي تستخدم عادة في المعاملات المالية الدولية أو المحلية التي تتطلب تحديد دقيق للحساب البنكي.

تتضمن الشهادة عادة:

-       اسم العميل.                           -  رقم الحساب البنكي.

-       رقم الايبان.                           -  اسم البنك.

-       ختم البنك وتوقيعه.

تُعد هذه الشهادة ضرورية في حالات التحويلات المالية عبر الحدود أو لإجراءات رسمية تتطلب إثبات الحساب البنكي.
فورم طلب التعاقد: 
 https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScKXmUBj_vDNt1vgaPP7f9yRHXx3TECEzSb0yegjrbrx6G4RA/viewform

- مراجعة المستندات:

يقوم الموظف بمراجعة مستندات الشركات المشغلة ويتضمن ذلك فحص الشروط التالية:

·      السجل التجاري: التأكد من تاريخ السجل التجاري والتأكد ساريانه، بالإضافة إلى التحقق من اسم المؤسسة أو الشركة.

·      ترخيص هيئة النقل: مراجعة الترخيص، سواء كان للنقل الخفيف للبضائع أو الدراجات الآلية لنقل البضائع.

-  في حال كان الترخيص مقيدًا، يجب رفض الطلب.
-  إذا كان الترخيص رئيسيًا، يُستكمل إجراءات التعاقد.

 - تاريخ الترخيص : التأكد من سريان الترخيص ومطابقة رقم السجل التجاري.

·      هوية المالك أو المدير: التأكد من تطابق الهوية مع المسجل في السجل التجاري.

·      شهادة الإيبان: يجب أن تكون باسم المؤسسة أو الشركة.

- إبرام العقد:

بعد التأكد من صحة جميع المستندات المقدمة، يقوم الموظف بإبرام العقد وإرساله عبر البريد الإلكتروني الرسمي للشركة المشغلة ،عندما يتم الرد بالعقد من طرف الشركة المشغلة موقع ومختوم على جميع الاوراق يتم إرسال سند أمر لمالك او مدير الشركة.

-تعريف سند االأمر: هو مستند قانوني يُستخدم لإصدار تعليمات أو أوامر مالية بين الأطراف الموجودة بالعقد المبرم، يُستخدم هذا السند بشكل رئيسي لإثبات إلتزامات مالية أو لتوثيق أوامر دفع أو استلام الأموال.

يشمل سند الأمر:

1.   تفاصيل الأطراف: مثل اسم الشركة المصدرة، المستفيد، وغيرها من التفاصيل.

2.   المبلغ المالي: الذي يجب دفعه أو تحصيله.

3.   المدة الزمنية: التي يجب خلالها تنفيذ الأمر.

4.   شروط الدفع: سواء كانت دفعة واحدة أو على أقساط.

يُعتبر سند الأمر أداة قانونية ملزمة في المعاملات التجارية ويُستخدم لضمان حقوق الأطراف في تنفيذ التزاماتهم المالية.

٢- التجهيز والتدريب:

بعد أن يتم التعاقد مع الشركه المشغلة ؛ يتم إنشاء حساب لها في النظام الخاص ب "ذا شفز" ، وتدريب الشركة علي كيفيه إستخدام النظام من إضافه المناديب ؛ ومتابعه اداؤهم.

وتدريب الشركة المشغلة علي كيفيه إستخدام تطبيق المندوب ، والتأكد من أن الشركة تم ربطها في المنصة التشاركيه الخاصة ب "ذا شفز" وكذلك تدريب الشركة علي كيفية التعامل مع إصدار الفواتير و كيفيه التعامل مع الاجراءات المالية الخاصة ب "ذا شفز".

 

 

 

 

٣- متابعة الأداء:

متابعة أداء الشركات من حيث نسبة قبول المناديب للطلبات وعمل المناديب في أوقات وأماكن الضغط ، وكذلك إشعار الشركات في حال إنخفاض أداؤها ، وإعداد التقارير اللازمه لذلك ، و المتابعة تكون بشكل دوري كامل "يومي-إسبوعي-شهري-سنوي".

 

٤- تشغيل إسطول المناديب والمدن:

متابعة أداء المناديب بشكل لحظي ، و التأكد من توفير أعداد المناديب بشكل كافي ، و توزيعهم علي مناطق وأوقات الضغط ، والتأهب لإتخاذ أي قرار في حال الحاجة إلي زيادة أعداد المناديب ، أو توجيههم لمناطق أخري بالتواصل مع الشركات المشغلة لتنفيذ ذلك ، و التحليل اللحظي والتنسيق مع قسم التوزيع للتأكد من سير العملية التشغيلية بالشكل المطلوب.

٥- إدارة الحساب:

يتم توزيع الشركات المشغلة علي الموظفين لكي يكونوا حلقة الوصل بين ذا شفز والشركات المشغلة.

يعمل مدير الحساب علي الرد علي إستفسارات و شكاوي الشركات المشغلة و حلها بالتنسيق مع الأقسام الاخرى.

وتبليغ الشركة في حال إنخفاض الأداء والتحفيز لرفع الأداء.

وكذلك يعمل مدير حساب الشركة المشغلة علي بناء علاقة جيدة مع الشركة للحفاظ علي إستمراريتها معنا بتقديم مقترحات ونصائح تصب في مصلحه العلاقة الاستراتيجية بين الشركتين.